Die beiden E-Mail-Protokolle POP bzw. POP3 (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol) die ein E-Mail-Client zum "hantieren" mit E-Mails benutzt haben jeweils Vor- und Nachteile. Daher hier direkter Vergleich zwischen den beiden Protokollen.
Da IMAP die E-Mails in dem Postfach auf dem Server beläßt und lediglich bei Bedarf herunter lädt, stehen die E-Mails immer von jedem Computer aus zur Verfügung. Allerdings benötigt man dazu eine Internetverbindung. Hat man keine und wurden die E-Mails nicht lokal als Kopie gespeichert, kann man die E-Mails auch nicht betrachten.
Da allerdings die E-Mails alle in dem E-Mail-Postfach verbleiben, kann dieses u.U. sehr schnell voll sein, d.h. neue E-Mails können nicht mehr ankommen - diese werden dann meist mit dem Hinweis "Postfach voll" an den Absender zurück gesendet.
IMAP ist daher sinnvoll wenn man alle E-Mails von verschiedenen Computern (oder auch Webmail-Interface) lesen möchte. Allerdings benötigt man immer einen Internetanschluss. Und man muss sehr konsequent mit dem Aufräumen seines Postfaches sein, d.h. alte bzw. unwichtige E-Mails regelmäßig löschen oder in einen lokalen Ordner auf dem Computer verschieben.
POP lädt alle E-Mails (in der Regel nur die neuen) von dem E-Mail-Server herunter und speichert diese lokal auf dem Computer. Anschließend werden diese auf dem Server gelöscht (so der Standard). D.h. ein Zugriff mit einem Webmail-Interface auf das E-Mail-Postfach zeigt nur die E-Mails an, die seid dem letzten POP-Zugriff neu hinzugekommen sind.
POP ist sinnvoll, wenn man die E-Mails fast nur an einem Computer liest, oder der Speicherplatz des E-Mail-Postfaches auf dem E-Mail-Server zu klein ist bzw. zu schnell volllaufen würde. zudem sind alle E-Mails lokal vorhanden und können auch ohne Internet-Verbindung jederzeit gelesen werden.
Auch eine Nutzung eines Webmail-Interfaces ist möglich, sofern man kein Problem hat, daß man nur die neuen E-Mails sieht.
Da einige E-Mail-Clients leider nach einer Einrichtung eines E-Mail-Accounts keine Möglichkeit anbieten das Protokoll zu wechseln, d.h. POP und IMAP zu wechseln, sollte vorweg gut überlegt werden, welche Möglichkeit man nutzt. Und beim Löschen eines E-Mail-Accounts (damit man ihn neu mit einem anderen Protokoll anlegen kann) führt meist zum Verlust der E-Mails die in diesem Account lagen.