Beim Aufruf eines Ordners (auch der Posteingang ist ein "Ordner") werden erst einmal alle E-Mails in diesem Ordner eingelesen - und das kann je nach Menge dauern. Dauert es zu lange, dann bricht die Verbindung zwischen dem E-Mailclient und dem E-Mailserver ab (TimeOut). Zudem werden alle geänderten E-Mails (neue, gelesene, usw.) in einem Ordner beim Aufruf i.d.R. auf den E-Mailclient übertragen. Und auf dem E-Mailclient werden je Ordner (z.B. bei Thunderbird) alle E-Mails in einer einzigen Datei gehalten. Dies führt dazu das bei sehr intensiv genutzten Ordnern solche Dateien, in denen alle E-Mail inkl. der Anhänge gespeichert sind, auf dem E-Mailclient sehr leicht die Größe von einem GigaByte an Daten überschreiten. Und solche Datenmengen muss dann wiederum der E-Mailclient teilweise im Speicher halten bzw. immer wieder einlesen. Das belastet die Performance von den meisten E-Mailclients enorm.
Ordner die besonders betroffen sind, sind oft aufgerufene und sehr aktive Ordner wie folgende:
Wird dann eine E-Mail im E-Mailclient gelöscht, dann wird diese nicht wirklich bei dem E-Mailclient aus der Ordnerdatei gelöscht sondern in der Regel nur als gelöscht markiert (das geht schneller als die Datei immer wieder neu zu schreiben). Dadurch werden diese Ordnerdateien im Laufe der Zeit immer größer und größer. Eine Möglichkeit besteht beispielsweise bei Thunderbird darin die Ordner zu "komprimieren". Hierbei wird die Ordnerdatei neu geschrieben, aber alle inzwischen gelöschten E-Mails werden nicht in die neue Ordnerdatei übertragen (Menü Datei > Alle Ordner des Kontos komprimieren). Alternativ schlägt Thunderbrid auch ab einer gewissen Größe an einzusparenden Platz (siehe Einstellungen > Allgemein > Speicherplatz > Alle Ordner komprimieren) vor, einen Ordner zu komprimieren. Aber das löst das Problem nicht komplett.
Es wird von uns aber auch anderen Providern immer wieder darauf hingewiesen, dass man nicht mehr als 500 bis 700 E-Mails vorallem in viel genutzten Ordnern (Eingang, Gesendet, Papierkorb) haben sollte. Denn sonst kann es die Performace des E-Maiclient arg in Mitleidenschaft ziehen.
Es gibt mehrere Wege dies zu verhindern:
Den Papierkorb automatisch löschen lassen (beim Verlassen des E-Mailclients - siehe Einstellungen) oder manuell. Aber ersteres ist soch zu schnell, und letzteres vergißt man leicht. Daher gibt es in Thunderbird eine einfachere Möglichkeit: Kontoeinstellungen > Server-Einstellungen > Papierkorb beim Verlassen sperren.
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Server-bezogene Filter und E-Mailclient-bezogene
Server-bezogene Filter reagieren in der Regel nur wenn eine E-Mail in das Postfach neu eingeht.
Dies ist praktisch bei Abwesensheitsnachrichten (z.B: Urlaub) da dann der E-Mailclient nicht aktiv sein muss.
Man kann auch bestimmte und immer wieder kehrende E-Mails (wie Benachrichtigungen, Serverhinweise, usw.) automatisch in entsprechende (Unter)Ordner hinein filtern. Nur obacht dabei: man übersieht oft diese Hinweise, denn der E-Mailclient erkennt nicht notwendigerweise neue E-Mails in den (Unter)Ordnern.
E-Mailclient bezogene Filter können nur dann arbeiten, wenn das E-Mailprogramm auch aktiv läuft. Hier kann man sehr einfach Themenbezogene E-Mails je nach Wunsch in entsprechende Ordner filtern lassen (z.B. Newsletter, E-Mails zu Arbeitskreisen etc.). Der Vorteli dieser Filterung gegenüber der Server-bezogenen ist, dass der E-Mailclient auch immer die Ordner markiert in die die neuen E-Mails eingeliefert werden (siehe auch oben). Auch bleibt dann der Posteingangsordner relativ schlank. Der Nachteil ist, dass dennoch die Posteingangsordnerdatei sehr groß werden kann und immer wieder einer Komprimierung bedarf.
Man kann bei den E-Mailclient bezogenen Filtern noch etwas elaboriertes nutzen.
So habe ich eingestellt, dass automatisch E-Mails aus dem Posteingang verschoben werden in entsprechende (Unter)Ordner verschoben werden, wenn ich diese gelesen haben und nicht explizit gekennzeichnet habe.
So werden E-Mails bzgl. Hinweisen zu Servermeldungen, Security-Newsletter etc. in die jeweiligen Unterordner verschoben wenn ich diese gelesen habe. Der Nachteil dabei ist allerdings, dass dies nicht automatisch passiert, sondern ich quasi die Filter entsprechend "anschubsen" muss. Was in Thunderbird über eine AddOn "Filterschaltfläche" recht einfach geht.
Bei den Postfachservern die auf Linux laufen läßt sich das Problem in zweierlei Hinsicht lösen:
a) Den Papierkorb löschen
Man kann über das Webinterface einstellen, nach wie vielen Tagen E-Mails aus dem Papierkorb auf dem Server gelöscht werden sollen.
b) Verschieben der E-Mails aus dem Ein-/Ausgangsordner in monatlich/quartals/jährlichen Unterordner
Hierbei werden die gelesenen E-Mails nach einzustellenden Tagen automatisch in die entsprechenden Unterordner verschoben.
Das Webinterface ist verfügbar unter https://www-cgi.hrz.tu-darmstadt.de/mail/postfach.php
(Natürlich nur für Personen die ein studentisches Postfach oder ein Linux-Postfach haben)
Wichtig: Es beiseitigt nicht das Problem wenn das Postfach zu voll geworden ist! Mehr dazu am Ende des Artikels.
Die letzte Möglichkeit - inbesondere für eine Langzeitarchivierung - besteht darin E-Mails in das sogenannte lokale Postfach zu verschieben. Dies ist ein Postfach das immer bei den E-Mailclients angeboten wird und nur lokal (also auf keinem Server) exisitiert. Der Vorteil dabei ist, dass die Größe der Postfachordner nur begrenzt ist von der Performace des Computers und der Größe der Festplatte. Der Nachteil dabei ist, dass - ohne Datensicherung - die E-Mails nur auf einer Festplatte liegen und auch nur von dem spezifischen Computer aus gelesen werden können - anders als bei einer IMAP-Verbindung, bei der viel verschiedene Computer auf das Postfach gleichermaßen zugreifen können. Man sollte sich also einen Computer (Laptop, PC, Tablet) entsprechend aussuchen bei dem man das lokale Postfach nutzt.
Mehr Details zu einem vollen Postfach unter Problembeseitigung: Das Postfach ist voll