Vorweg: Ein E-Mailpostfach ist kein Langzeit-Archiv, d.h. einer dauerhaften und unendlichen Archivierung. Es dient zum Beibehalten von E-Mails auf die man noch antworten muss bzw. sollte. Dies wird von E-Mailprogrammen mit einer Suchfunktion unterstützt. Zudem haben Postfächer in aller Regel eine beschränkte Größe. Auch wenn die Größe teilweise in die GigaByte-Größen gehen, so werden diese bei excessiver Nutzung auch voll laufen.
Die hier beschriebenen Methoden gelten nur für den IMAP-Zugriff. Beim POP-Zugriff, bei dem die E-Mails immer nur lokal abgespeichert werden, ist das Problem nicht vorhanden.
Was kann ich machen damit mein Postfach wieder freier wird?
Auch wenn sich das einfach anhört, so sollte man sich klar werden, dass nicht alle E-Mails wirklich wichtig sind. Zudem kann es bereits nach wenigen Wochen sein, dass die Person nicht mehr erreichbar ist, also z.B. eine andere E-Mailadresse hat. Und wenn zu viele E-Mails immer wieder ankommen, so kann man mit Filtern versuchen die Menge in den Griff zu bekommen.
Viel Platz verbrauchen auch die E-Mail-Anhänge. Hier unterstützen manche E-Mailprogramme es, dass man die Anhänge abtrennen kann. D.h. die E-Mail bleibt erhalten sowie der Hinweis wie der Dateianhang hieß, aber die Anhänge sind auf die eigene Festplatte gespeichert. Alternativ kann man natürlich auch die E-Mail komplett löschen sobald man den Anhang abgespeichert hat.
Hierbei muss man sich ganz klar werden: Es ist nur ein Verlagern des Problems. Auch hier wird das andere Postfach auf Dauer voll laufen.
Diese sehen bei den E-Mailprogrammen aus wie Postfächer, aber hierbei werden die E-Mails lokal auf dem aktuellen Computer gespeichert.
Hierbei sollte man beachten, dass man immer nur den gleichen Computer benutzt um die E-Mails in die "Lokalen Ordner" zu verschieben.
Sonst muss man immer wieder auf verschienden Computern suchen.
Dies eignet sich besonders für eine Langzeitarchivierung, denn auch hierbei kann man die gleichen Such-Mechanismen verwenden.
Allerdings muss man sich hierbei auch selbst um eine Datensicherung kümmern, denn wenn der Datenträger kaputt geht, sind auch alle lokalen E-Mails weg.
Die Datenmenge an lokal gespeicherten E-Mails hängt lediglich von der Größe des Datenträgers ab. Aber angesichts moderner Computer deren Datenträgerkapazitäten
mehrere hunderte Giga-Byte freien Platz aufweisen sollte das "fast" kein Problem sein.
Man sollte aber auch bedenken, dass man hier nur über solche "achivierten" E-Mails suchen kann, wenn man an dem Computer auch arbeitet.
Ein Zugriff auf solche lokalen Ordner ist mit einem anderen Computer (wie Smartphone) nicht möglich.
Siehe auch: Zuviele E-Mails in einem Postfach