Ein Newsletter-System bietet die Möglichkeit, E-Mails an Empfängerlisten zu senden - und dies in Massen. Hierzu gibt es rein Computer-basierte Systeme, wie aber auch Systeme die webbasiert sind. Webbasierte Systeme haben den Charme, daß interessierte Leute sich leicht mittels einer Webseite zu einem oder mehreren Newslettern anmelden können. Darüber hinaus bieten viele dieser Systeme auch noch an, bereits verschickte Newsletter einzusehen. Diese Möglichkeiten unterscheidet ein Newsletter-Systeme somit deutlich von einem reinen E-Mail-Verteiler.
Bei den Newsletter-Systemen ist die interessierte Person selbst verantwortlich, wann und wie sie die E-Mail (Newsletter) erhalten möchte. Um zu vermeiden, daß sich beliebige Personen unter Angabe falscher E-Mail-Adressen, bei solchen Newsletter-Systemen anmelden, wird ein sogenanntes Double Opt-In Verfahren genutzt um die Identität zu verifizieren. Hierbei erhält die sich anmeldende Person nach der Anmeldung (z.B. auf der Webseite) eine E-Mail die eine Anweisung zur endgültigen Bestätigung beinhaltet. Dieses Verfahren verhindert, daß nicht interessierte Personen die Newsletter erhalten und somit die betreibende Person in Gefahr einer rechtlichen Abmahnung bzgl. Spamversandes gerät.
Newsletter-Systeme werden vorallem dann benutzt, wenn man komplexere E-Mails (z.B. Werbung) mit Bildern etc. versenden möchte. Diese können zuvor "zusammengebaut" werden und werden dann meist als HTML-formatiere E-Mails versendet.
Um die entstehenden E-Mails kleiner zu machen, werden die Graphiken darin oft ausgelagert. Dies hat dann den oft zusätzlichen Effekt, daß man über den Abruf der Graphik automatisch eine Rückmeldung durch den Server erhält daß jemand die E-Mail gerade zum Lesen geöffnet hat. Problematisch für die empfangende Person wird dies besonders, wenn jeder (oder einer) Aufruf der Graphik noch eindeutig zu der E-Mail-Adresse auf dem Server zuzuordnen ist. Somit läßt sich für den Betreiber eines solchen Newsletter-Systems sehr leicht ermitteln wie, wan nund wie oft die Newsletter tatsächlich gelesen werden.