Eine Absendeadresse im E-Mailbereich sollte immer valide sein. D.h. diese sollte - bei Problemen der Zustellung oder bei eine Antwort durch einen Menschen - immer auch erreichbar sein.
Wenn diese nicht erreichbar ist, kann es sehr leicht dazu führen das eine solche E-Mail - beispielsweise wenn diese nicht zugestellt werden kann - auch nicht mehr an die Absendeadresse zurück gesendet werden kann und somit im Mailgateway für mehrere Tage liegen bleibt. Und dies kann sehr leicht wiedeurm dazu führen dass das Mailgateway vollläuft und somit den gesamten E-Mailbetrieb der Universität lahmlegt.
Wenn eine E-Mail gesendet wird gibt es grob gesagt drei Bereiche einer E-Mail:
Wobei der Header und die Message in einer Textdatei als E-Mail bei der Person im Postfach ankommen. Diese beiden Bereiche werden technisch durch die erste leere Zeile getrennt. D.h. nach dieser ist alles weitere dann die Message / der Nachrichtenbereich.
Wie man den Kopfbereich (Header) sich anzeigen lassen kann wird unter Kopfzeilen sichtbar machen beschrieben.
Details zum Aufbau einer E-Mail werden unter E-Mail Details beschrieben.
Der Header einer E-Mail beinhaltet die Absendeadresse. Diese wird nur benutzt, wenn eine Person darauf antworten möchte.
Diese Adresse ist entweder in dem Feld From oder in dem (versteckten) Feld Reply-To.
Wenn jemand also der Absendenden Institution oder Person antworten möchte reicht es in den E-Mailprogrammen aus, wenn man auf "antworten" klickt. Und diese Adresse sollte natürlich dann auf erreichbar (also valide) sein, denn sonst bekommt die Person nur eine nach etwas längerer Zeit recht kryptische Fehlermeldung. Dies kann zu Mißverständnissen und Unmut führen.
Der Envelope wird benutzt um die E-Mail technisch an die Empfangsadresse zu bekommen. D.h. hier stehen nur sehr wenige Informationen wie "Envelope-From" und "Envelope-Recipient" und die "Message-ID". Und diese Adressen werden für den Transport zum Ziel bzw. bei Ablehnungen durch z.B. technische Problemen (Unzustellbarkeit etc.) an die absendende Adresse (Envelope-From) zurück benutzt.
D.h. auch diese Envelope-From-Adresse sollte natürlich auch wiederum erreichbar (valide) sein.
Am einfachsten ist es, wenn man eine reguläre Absendeadresse benutzt die auch erreichbar ist und die der eigenen Institution gehört, wie beispielsweise "info@eichhoernchenkunde.tu-darmstadt.de". Eine fremde, d.h. nicht abgesprochene Absendeadresse zu benutzen führt schnell zu einer Sperrung dieser Adresse und zu weiteren Konsequenzen.
Wenn man keine geeignete Absendeadresse hat und es egal ist ob E-Mails ankommen oder nicht, kann man u.a. folgende Adresse benutzen:
<Name>@nomail.hrz.tu-darmstadt.de (beispielsweise "eichhoernchenkunde@nomail.hrz.tu-darmstadt.de" oder "newsletter-eichhoernchenkunde@nomail.hrz.tu-darmstadt.de")
Hierbei bekommt man dann aber keine Rückmeldung über Fehler und auch antwortende Personen bekommen dann keine Rückmeldung, denn diese E-Maildomain ist wie ein riesiger Papierkorb!